6 secretos para aumentar tu productividad

Las mejores estrategias para ganar eficiencia y eficacia

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¿Cuántas veces te ha pasado lo siguiente? Decides ponerte con una tarea específica, te distraes a la mínima alteración de tu entorno, comienzas a comerte la cabeza calculando el enorme lapso de tiempo que va a consumirte, divagas para escapar de tus pensamientos arrolladores con el teléfono móvil, vuelves a la carga pasados cinco minutos, resoplas desesperadamente y maldices tu vida o la de aquel que te haya encomendado la actividad en cuestión.

Yo me niego rotundamente a seguir arrastrando las cadenas de cansancio y abatimiento a donde quiera que vaya. A mí no me gusta ser un esclavo de mi subconsciente, que actúa a merced de lo que le apetece en un momento determinado, sino adiestrar a mi mente para hacer lo que desee. Y no sólo hacerlo, sino hacerlo bien. Quiero desempeñar un trabajo de máxima calidad que consuma tan sólo el tiempo justo y necesario. Y tú, ¿qué vas a hacer ahora?

¿Qué es la productividad?

Se trata de la obtención de unos resultados satisfactorios haciendo un manejo óptimo de los medios empleados durante su producción. Esto es, ser productivo implica conseguir lo máximo posible utilizando el mínimo de recursos indispensables. El concepto abarca diversas áreas de conocimiento como la economía, la biotecnología y la mecánica cuántica.

Parece una misión un tanto complicada… ¿Existe alguna manera de dejar de hacer las cosas en el doble de tiempo en lugar de quitárselas de encima lo antes posible? Y, por el contrario, ¿existe alguna forma de dejar de ser un cerebrito en la teoría que es incapaz de explotar al máximo su capacidad creativa? Puedes apostar que sí.

Si me dieran a elegir entre el trabajo inteligente y el trabajo duro, no sabría bien qué escoger: ¿cabeza sin esfuerzo o esfuerzo sin cabeza? Dentro de un contexto global cada vez más competitivo y exigente, ya no basta con ser sólo inteligente: has de poner las horas. Sin embargo, ¿para qué elegir, si uno puede disponer de los dos? 

Emplear cuatro horas en terminar una labor concreta cuando sabes perfectamente que lo podrías acabar en apenas dos no es ser disciplinado, trabajador ni constante, como algunos de mis profesores predicaban. Para mí, refleja falta de inteligencia.

Entiendo que haya gente cuyas capacidades predeterminadas sean menos favorables debido a la genética, la educación parental o la influencia del entorno. Precisamente, son ellas las que se pueden beneficiar más del presente artículo.

Antes de mostrarte las herramientas que te ayudarán en tu día a día, es imprescindible que comprendas cuáles son las tres variables que influyen en la productividad:

Productividad = Tiempo x (Calidad + Planificación / 2)

  • El tiempo de trabajo es la cantidad de horas invertidas en su realización. Sin tiempo de trabajo, la productividad será nula, ya que ni siquiera habremos empezado a trabajar. Es completamente irrelevante que tengas más energía que Goku en Dragon Ball o más inteligencia que Eddie Morra en Limitless.
  • La calidad de trabajo es el grado de perfección del mismo. Sin calidad de trabajo, los resultados técnicos se alejarán mucho de las expectativas demandadas. La carencia de vigor y empuje entorpecerán el aprendizaje y la ejecución considerablemente, lo cual provocará un declive en la capacidad de concentración.
  • La planificación del trabajo es el conjunto de estrategias, herramientas y técnicas cuya función principal es el aumento de eficiencia. Sin sistemas de producción, no será posible proceder a la automatización y aceleración del proceso, lo cual añadirá tedio y monotonía a la actividad en cuestión.

Nótese que los ingredientes del cóctel no son igual de importantes: la calidad y la planificación del trabajo suman, mientras que el tiempo multiplica. ¿Por qué? Se puede prescindir de ciertas dosis de energía y atención o actuar a la intemperie en un día concreto y tener unos resultados aceptables, pero el tiempo invertido tiene un coste de oportunidad más elevado en la escasez: cero horas = cero resultados.

Si quieres aprovechar bien la ecuación y saber cómo implementarla, es necesario que te quedes hasta el final. ¿Comenzamos?

Los factores de producción.

En economía, se denomina factores de producción a los recursos empleados para la elaboración de bienes y la prestación de servicios. Por ejemplo, podrían ser la maquinaria (capital físico), la plantilla disponible (capital humano), el terreno (capital natural) e incluso el propio dinero (capital financiero).

Asúmelo: tú eres capital y, por lo tanto, generas un retorno. ¿En qué nos basamos para categorizar a un factor de producción como bueno? Pues en que su rentabilidad sea positiva. En otras palabras, en si aporta o aparta. Debes ser capaz de crear valor con tu tiempo siendo productivo. Para ello, es imprescindible atender a dos propiedades: (a) eficacia y (b) eficiencia.

1 – La eficacia es la capacidad para ocasionar el efecto deseado o de cumplir una meta específica. Ser eficaz es hacer las cosas correctas.

Una empresa se propone fabricar cien piezas de aluminio. Transcurridas tres horas, han logrado el objetivo. Por lo tanto, han sido eficaces.

2 – La eficiencia es el manejo adecuado de los factores productivos de la organización. Ser eficiente es hacer las cosas correctamente.

Una empresa se propone fabricar cien piezas por trabajador en menos de una hora con tres cuartos del aluminio utilizado anteriormente. Transcurridos sesenta minutos, cada trabajador fabrica la cantidad deseada. Por lo tanto, han sido eficientes.

¿Qué ocurriría si se hicieran las cosas correctas incorrectamente? Sólo seríamos eficaces.

¿Qué ocurriría si se hicieran correctamente las cosas incorrectas? Sólo seríamos eficientes.

¿Qué ocurriría si se hicieran correctamente las cosas correctas? Seríamos eficaces y eficientes, es decir, efectivos.

La efectividad o productividad es una medida económica que calcula cuántos bienes y servicios se han producido por cada factor utilizado (trabajador, capital, tiempo, costes, etc.) durante un periodo determinado.

La fábrica tiene como objetivo aumentar la productividad total del número de piezas. Para ello, la directiva propone tres alternativas:

  1. Producir el mismo número de piezas empleando menos recursos.
  2. Producir más piezas empleando la misma cantidad de recursos.
  3. Producir más piezas empleando menos recursos.

En resumen: ser eficaz es hacer las cosas correctas, ser eficiente es hacer las cosas bien y ser efectivo es hacer bien las cosas correctas. La productividad es la suma de control y perspectiva. El control nos permite hacer más en menos tiempo, mientras que la perspectiva nos indica qué hacer exactamente.

A continuación, te mostraré seis técnicas infalibles que te permitirán mejorar tu puntuación tanto en las horas empleadas como en tus niveles de atención y la estructuración de tu plan, y mejor aún, en todas las variables a la vez.

A) Mejora del tiempo de trabajo.

Lo primero que debemos concretar es cuántas horas al día necesitamos dedicar única y exclusivamente al trabajo. Fíjate que por ahora no he mencionado conceptos como distracciones o planificación. La cuestión es calcular el punto óptimo que tu proyecto merece, ni más ni menos. Las armas más poderosas son las siguientes:

Técnica 1: definir tu para qué.

¿Por qué quieres ser productivo? Yo no puedo responder a esta pregunta por ti, pues cada uno tiene sus propias circunstancias y deseos internos.

Quizás te gustaría ahorrar unas cuantas horas al día para pasar más tiempo con tu pareja y salir con tus amigos o utilizar ese tiempo extra para currar aún más. Cuando hablamos de tiempo, todo se basa en un juego de prioridades. Las decisiones que se toman a lo largo de la vida albergan siempre una explicación que las respalda, ya sea consciente o subconsciente.

Si no dispones de una razón clara y concisa para ser más efectivo, es cien por ciento seguro que la pasión y realización profesional brillarán por su ausencia. ¿Cómo pretendes aumentar tu dedicación al trabajo si todo tu sistema límbico se encuentra programado para hacer justo lo contrario? Si no existe fin alguno, es imposible que gire la rueda de la productividad; sin motivos, no tiene sentido hablar de motivación.

¡Ojo! El para qué no es lo mismo que el porqué. Si quieres saber cuál es la diferencia, te invito a leer esta reflexión que hice acerca de la felicidad.

Técnica 2: entrar en la zona de flujo.

El psicólogo Mihály Csíkszentmihályi esboza su teoría de que la gente es más feliz cuando se posiciona en zona de flujo, que consiste en un estado de concentración y absorción completa en la actividad o situación en la que se encuentran.

¿Recuerdas aquella vez en la que te perdiste en los párrafos de ese apasionante libro?

¿Y con aquel videojuego que se volvía más interesante conforme subías de nivel?

¿Y cuando estabas inmerso en ese emocionante partido de fútbol con tus amigos?

Todas estas experiencias tienen algo en común: la motivación intrínseca – la que proviene de dentro, y no de fuera – está por las nubes. Es una sensación de libertad, gozo, compromiso y habilidad tan intensa que el sujeto se olvida por completo de sensaciones temporales como la comida, el transcurso del tiempo e incluso el yo.

Entonces, ¿cómo puede uno llegar a experimentarlo? Pues ha de tener lugar un equilibrio entre el desafío de la tarea y la habilidad de quien la realiza. Esto es, si la actividad es demasiado sencilla o complicada, el fluir no podrá presentarse.

¿Qué sucede cuando nuestra habilidad está por encima del reto? El aburrimiento será muy pronunciado a causa de la falta de estímulos inesperados.

¿Qué sucede cuando el reto está por encima de nuestra habilidad? La ansiedad provocará que nos frustremos y abandonemos la tarea con más facilidad. 

La mejor manera de asegurar un estado de flujo continuo es incurrir en desafíos cuya demanda de recursos y capacidades quede más o menos satisfecha por nuestro arsenal de técnicas y habilidades.

¿Y si el reto es demasiado complicado y hay que completarlo sin falta? Un truco muy efectivo es la simplificación del problema. Cuando se divide una meta muy compleja en diferentes partes, cada una de las cuáles de menor dificultad, es más fácil progresar y dar con la solución. No sólo se trata de ajustar las habilidades al reto, sino el reto a las habilidades.

Un desajuste en la ecuación no es el único factor que puede mermar el flujo. Diversos neurólogos surcoreanos demostraron que el desorden envía señales a tu mente subconsciente comunicando que las condiciones externas son poco favorables para la cognición, de tal manera que no te proporcionará los recursos que más necesitas.

Para ello, es imprescindible que encuentres o diseñes un buen espacio de trabajo que fomente la inmersión. Sé meticuloso con los pequeños detalles, procura que el estilo sea lo más minimalista posible, selecciona una silla cómoda que favorezca tu postura, busca una buena iluminación natural, anula cualquier clase ruido molesto y asegúrate de que el escritorio es ancho. ¡A fluir, navegante!

B) Mejora de la calidad.

De acuerdo, ya conoces las dos técnicas más efectivas para asegurarte de que pones las horas necesarias. No obstante, ¿es suficiente con invertir cierta cantidad de tiempo? En absoluto. Es más, como te aclararé más tarde, demasiado trabajo puede llegar a ser contraproducente. Hay que asegurarse de que, durante el tiempo que uno esté trabajando, la concentración en la ocupación sea lo más elevada posible.

Técnica 3: acabar con las interrupciones.

¿Cuáles son aquellos instrumentos materiales, lugares específicos y personas energéticas que impulsan tu velocidad de trabajo? Seguro que se te pasan por la cabeza unos cuantas ideas. Pero, ¿y aquellos utensilios superfluos, lugares estrepitosos y personas tóxicas que más te limitan? El objetivo es no sólo es utilizar los recursos de capital más rentables, sino deshacerse de los menos rentables.

En efecto, un requisito fundamental para entrar en estado de flujo es quitarse de en medio los estímulos que impiden una concentración continua y profunda. En cierta medida, ya hemos dado un paso de gigante al ordenar el área de trabajo. Sin embargo, las distracciones todavía siguen al acecho: cada notificación del móvil, persona irrespetuosa y curiosidad se convierte en una seria amenaza para la productividad. 

Está muy bien ser proactivo en la definición de nuestros objetivos y esforzarse todos los días para estar un paso más cerca de ellos, ¿pero sabes qué es más decisivo todavía? Ser preactivo. Conocerse a uno mismo, actuar con cautela y abanderar la previsión son requisitos fundamentales para borrar a las distracciones del mapa.

¿Te distraes frecuentemente con las redes sociales?

Deja el teléfono en otra sala antes de ponerte a estudiar y bloquea el internet.

¿Te cuesta ir al gimnasio nada más terminar de comer?

Entrena por las mañanas antes de desayunar o deja preparada la bolsa el día anterior.

¿Tu casa es un auténtico jaleo de gritos, quejas y tentaciones?

Empieza a buscar otras ubicaciones donde seas igual o más productivo.

La verdadera clave consiste en adelantarte activamente a los posibles desvíos de la trayectoria hacia tus metas. En ocasiones, aparecerán distracciones totalmente inesperadas y tendrás que hacer uso de la disciplina. No te olvides de anotarlas después para poder actuar con anticipación la próxima vez.

Técnica 4: encontrar tu BPT (Biological Prime Time).

El BPT es el intervalo de tiempo en el día en el que tus niveles de atención y energía son más elevados. Aunque los picos energéticos fluctúan de persona a persona, se han detectado patrones similares en la mayoría de los individuos. Así pues, es bastante común encontrar un aumento del dinamismo conforme va transcurriendo la mañana, para luego experimentar un descenso en las horas posteriores a la comida. Normalmente, suele ser en el rango de las 3-4 cuando la química fluye peor. No obstante, luego se irá recuperando progresivamente durante el resto de la tarde.

¿Puede ser que uno rinda como nunca de nueve a doce de la noche y sea un auténtico inútil hasta las primeras horas de la tarde? Por supuesto.

¿Puede ser que uno funcione increíblemente bien nada más levantarme de la cama y se vaya apagando conforme corren las manecillas del reloj? Por supuesto.

Se trata de que cada uno de nosotros nos testemos en diferentes momentos dentro de un mismo día durante varios días diferentes y vayamos anotando una puntuación del uno al diez cada hora para ver más o menos qué forma tiene nuestra gráfica.

Una vez que tengas identificados tus picos energéticos, haz las tareas que mayor dificultad y concentración requieren en tu BPT, mientras que otras más automáticas y mecánicas resérvatelas para cuando tu química no fluya correctamente. Por ejemplo, podrías aprovechar las horas antes de dormir para ordenar y limpiar, o el rato después de comer para dar un paseo y reactivar tu fisiología y cognición.

Según el grado de relevancia y duración de las tareas, se nos presentan cuatro posibles marcos de actuación:

a) Automatizar es necesario cuando su importancia y la duración son bajas.

Ejemplo: lavarse los dientes o responder los mensajes de Whatsapp.

La solución es reservarlas para los momentos de bajo rendimiento.

b) Efectuar es necesario cuando tenemos poco tiempo para hacer algo importante.

Ejemplo: estudiar para un examen que tenemos dentro de tres días.

La solución es hacerlas ya, independientemente del nivel energético vigente.

c) Regular es necesario cuando algo poco importante consume mucho tiempo.

Ejemplo: hacer la declaración de la renta, preparar la comida o barrer el piso.

La solución es elaborar reglas y cumplirlas en los momentos de bajo rendimiento de un día concreto a la semana.

d) Debatir es necesario cuando se trata de actividades importantes y duraderas.

Ejemplo: montar una empresa, preparar un vídeo o escribir un libro.

Solución: hacerlas en el BPT.

En definitiva: ¿qué buscamos con este esquema? Reducir el número de decisiones que tomamos para tomar mejores decisiones. Si sobresaturamos al cerebro con multitud de elecciones no trascendentes y totalmente prescindibles, éste tenderá a evitarlas o a tomar una mala decisión por exceso de información.

Los gurús no se cansarán de repetirte que evites la multitarea a toda costa. ¿Mi respuesta? Depende. No todas requieren la misma cantidad de atención y energía. Quizás combinando dos tareas de baja demanda intelectual consigas crear una sinergia, es decir, terminarlas antes si las combinas que si las haces por separado.

Eso sí, de nada sirve intentar hallar tu horario biológico si no estás peleando por optimizarte biológicamente. Hábitos como el ejercicio físico regular, la alimentación saludable, el sueño regulado, el control de respiración, la práctica de meditación, la exposición al frío, el ayuno intermitente y el movimiento constante serán de gran ayuda a la hora de aumentar tus niveles de energía.

C) Mejora de los sistemas de producción.

¿Cuál es la finalidad de ser una máquina de laborar correctamente y en grandes cantidades si lo que se está haciendo no sirve para nada? Ya puedes disponer de un Corvette y conducirlo por la autopista mejor pavimentada que, si no diseñas una buena ruta, estarás más perdido que un pulpo en un garaje. 

Técnica 5: organizar las obligaciones.

Si uno no ha estructurado y jerarquizado los pasos a seguir en una actividad específica, se producirá una sobrecarga emocional que creará unas expectativas completamente sesgadas acerca del esfuerzo que dicha actividad le va a suponer. Ya lo sabes de sobra: la inactividad y la desorganización magnifican artificialmente la dificultad de la tarea.

Por ende, has de diseñar un sistema de metas tanto a corto, medio y largo plazo. Lo más efectivo es apuntar en una aplicación móvil o una pequeña libreta los quehaceres del día y completarlos siempre por orden de importancia, ya que éstos presentan distintos grados de exigencia. No es igual de costoso escribir durante noventa minutos que analizar los fundamentos de diversas empresas durante toda una tarde.

Los principales motivos que provocan el aplazamiento de la acción son las tareas difíciles, aburridas, lejanas, desestructuradas y poco recompensatorias. La organización es una condición necesaria – pero no suficiente – para acelerar la velocidad y la calidad de los procesos de producción.

Las metas a medio-largo plazo necesitan un grado más amplio de desarrollo a modo de ensayo. ¿Por qué? Simple: cuanto más lejos se encuentre la fecha de vencimiento de un objetivo, más influencia ejercerá sobre los que están cerca. Dicho de otro modo, las metas a largo plazo condicionan a las de corto plazo.

Debes trazar en el documento en cuestión metas realistas, escalables, cuantificables, medibles y concretas para medir el progreso a lo largo del tiempo. En caso contrario, ¿cómo se puede corroborar que uno ha mejorado? Seguidamente, es menester elaborar tanto los escenarios satisfactorios como los indeseados y diseñar una respuesta eficaz para cada situación, así como estipular qué recursos se encuentran a tu disposición y cuáles no, las ventajas y desventajas que supone la persecución del designio, etc.

El objetivo es concentrarte como un rayo láser en las metas y obligaciones que proporcionan un mayor retorno y eliminar las que den un menor retorno sobre el tiempo invertido. ¿Cuáles son aquellas actividades en la que inviertes el 20% de tu tiempo y obtienes el 80% de los resultados? ¿y al revés? Escríbelo y aplícalo.

Técnica 6: ajustar por intervalos.

¿Qué le sucede a la productividad del trabajador cuando éste no atiende sus demandas básicas de carácter físico y emocional? Que se desploma. Trabajar más horas no significa obtener mejores resultados, pues la efectividad del capital humano sigue la ley de los rendimientos decrecientes.

El adagio principal de la ley de Párkinson dice así: “el trabajo se expande o se contrae para rellenar la cantidad de tiempo disponible”. Por ello, el ajuste por intervalos consiste en establecer de antemano cuántas horas vas a trabajar, poner un límite y cumplirlo sin excepción. Te aseguro que correrás como nunca.

Este es el motivo por el que estudiar tres días antes de los exámenes me proporciona prácticamente la misma calificación que estudiar una semana antes. El cerebro ajusta de forma automática la oferta energética a la demanda energética mediante el mecanismo de supervivencia.

Eso sí, hasta cierto límite. Ya veo a más de un listillo dejándoselo todo para el final con unos picos de estrés tan exagerados que su subconsciente paraliza cualquier intento de accionar. ¿Te acuerdas de lo que sucedía cuando el reto está muy por encima de la habilidad? Todo se basa en encontrar el punto óptimo que maximice la eficacia y la eficiencia.

Recapitulando…

1. Para aumentar tu tiempo de trabajo debes definir tu para qué con precisión y entrar en zona de flujo.

2. Para maximizar la calidad de trabajo debes encontrar tu BPT, previamente habiendo adoptado una serie de hábitos que optimicen tu estado bioquímico.

3. Para mejorar tu sistema de producción debes organizar las tareas, planificar las metas y establecer límites determinados a tu tiempo de trabajo.

De este modo, lograrás ser eficaz y eficiente, es decir, productivo.

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